檔案將提供良好的法律和倫理服務
檔案是雇傭事件的書面和保留記錄。這些記錄由政府和法律規定的要素、公司政策和實踐要求的檔案、最佳人力資源實踐建議的檔案以及有關雇傭事件的正式和非正式記錄保存組成。
有關雇用記錄的檔案
員工的檔案記錄是對其行為、討論、績效輔導事件、目睹的違反政策行為、紀律處分、積極貢獻、獎勵和表彰、調查、未能完成要求和目標、績效評估等的書面記錄。
將雇傭檔案視為員工與組織關係的歷史記錄。
保存這些記錄可以使雇主和雇員保存關於任何特定事件發生和討論的書面歷史。雇傭關係檔案提供了一份書面記錄，該記錄可能有助於支持員工晋昇、員工加薪和紀律處分（包括解雇）。
必要時，有關員工的檔案通常是積極的和消極的。這是事實，而不是判斷。它描述事件的發生，而不是基於旁觀者對事件的看法和想法。檔案還描述了在顯著情况下採取的措施，如提供正式員工認可或採取紀律處分。
您需要創建盡可能接近事件發生時間的檔案，以便記錄及時、詳細和準確。
在法律訴訟中，有關雇員過去表現的檔案通常對雇主從事件中獲得的結果至關重要。我們的目標是公平地描述員工的表現，而不是單純地關注負面事件。
檔案類型
政策、辦法、員工手冊和績效發展計畫也是記錄預期員工行為和工作場所要求的檔案形式，以保持有序、公平的工作場所，使員工瞭解對他們的期望。
記錄還包括被告、原告和證人對涉及員工不當行為（如性騷擾或其他嚴重違法行為）的敵意工作場所事件的書面陳述。
該檔案還包括永久性記錄，如已簽署的雇傭申請書、書面雇傭證明、申請資料（履歷歷和求職信）以及背景調查。
檔案也可以是非正式的，如經理在一年中與員工討論的記錄。重要的是，管理人員應保存所有報告工作人員的檔案。任何員工都不應因為記錄績效而被挑選出來。這種對待一名雇員不同於其他雇員的做法在以後可能被解釋為歧視。
檔案可以是正式的，並保留在員工的人事檔案中。員工應簽署此檔案，以確認他們已收到一份副本，並已審閱全部內容。雇員的簽名並不表示同意檔案中的陳述。
檔案的使用
還建議記錄重大事件，無論是積極的還是消極的，這樣經理就可以記錄一段時間內員工的表現。
組織可以用其他作法使用他們保存的檔案。這些可能包括辦法、工作說明和電腦軟體說明等，但就人力資源職能而言，這些都是檔案的常見用途。
