文件檔案在人力資源管理的重要性

文件檔案是對“雇傭”事件的書面和保留記錄。這些記錄由政府和法律規定的要素、公司政策和實踐要求的文件檔案、最佳人力資源實踐建議的文件檔案以及有關就業活動的正式和非正式記錄組成。

關於雇用記錄的文件檔案

員工的文件檔案記錄是他的行為、討論、績效輔導事件、目睹的違反政策行為、紀律處分、積極貢獻、獎勵和認可、調查、未能完成要求和目標、績效評估和管理的書面記錄。

保存這些記錄可以使雇主和雇員保存有關特定事件發生和討論的書面記錄。雇傭關係文件檔案提供了支持員工晋昇、員工加薪和紀律處分（包括解雇）等行動所需的書面記錄。

必要時，有關員工的文件檔案通常是正面的和負面的。這是事實，而不是判斷。它描述事件發生時的狀態，而不是基於旁觀者對事件的看法和想法。文件檔案還描述了在顯著情况下採取的行動，例如提供正式的員工認可或採取紀律處分。

您需要創建盡可能接近事件發生時間的文件檔案，以便記錄及時、詳細和準確。

在司法作業中，有關雇員過去表現的文件檔案往往對雇主從事件中體驗到的結果至關重要。目標是在不關注負面事件的情况下，公平地描述員工的表現。

文件檔案類型

政策、計劃、員工手冊和績效發展計畫也是記錄員工預期行為和工作場所要求的文件檔案形式，以維護一個有序、公平的工作場所，使員工知道他們的期望。

記錄還包括被告、原告和證人對涉及員工不當行為（如性騷擾）的敵對工作場所事件的書面陳述。

文件檔案還包括永久性記錄，如已簽署的就業申請、書面就業證明、履歷和求職信等申請資料以及背景調查。

文件檔案也可以是非正式的，如經理在一年內與員工討論的記錄。管理人員對其所有報告人員保存此文件檔案非常重要。任何員工都不應該因為表現而被單挑出來。這可以解釋為事後的歧視。

文件檔案可以是正式的，並保存在員工的人事文件檔案中。員工應在本文件檔案上簽字，以確認已收到副本，並已完整審查了內容。注：簽字不表示同意文件檔案中的聲明。

文件檔案的使用

還建議記錄重大事件，無論是正面的還是負面的，以便管理人員有一段時間內員工表現的記錄。

組織可以用其他作法使用他們保存的文件檔案。其中可能包括計劃、工作說明和電腦軟體說明，但就人力資源職能而言，這些是文件檔案的常見用途。

績效文件檔案

有關員工績效的文件檔案將允許您對員工進行紀律處分、解雇或公平晋昇、獎勵和表彰。如果沒有文件檔案，為這些行動提出理由是困難的，而且對雇主有潜在的風險。